El pasado 24 de noviembre de 2015 se expidió el Decreto 2242, el cual da nuevas reglas para la facturación electrónica en Colombia. El decreto cambia varias normas existentes que habían reglamentado la factura electrónica desde 1996, pero que por diversos motivos técnicos, jurídicos y culturales no han hecho despegar el uso, expedición y almacenamiento de facturas electrónicas por parte de las empresas colombianas.
Se debe resaltar que desde hace varios años existe un marco jurídico de la factura electrónica: la Ley 527 de 1999. Esta ley introduce el concepto de ‘equivalente funcional’, que significa que es legal y posible reemplazar el uso de papel con el de mensajes de datos.
Luego, en el Decreto 1929 de 2007, se define la factura electrónica como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y se reglamenta que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.
Ese proceso, dice el decreto, debe hacerse a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
YA HA HABIDO VARIAS REGULACIONES ANTERIORES SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Es decir que, desde el año 2007, se tenía todo para que las empresas facturen de forma electrónica. Pero debido a ciertos tecnicismos, como el de exigir que las empresas cumplieran con la norma técnica NTC 6001 de 2008, para las empresas el proceso fue demasiado complicado, y por eso poco se adoptó.
El nuevo decreto
La factura electrónica no despega porque los colombianos aún creen que el papel aguanta todo.
El nuevo Decreto 2242 de 2015 es un interesante cambio para la facturación electrónica. Su fundamento es casi el mismo que el de las antiguas normas, pues contiene la misma definición y conceptos. Pero trae importantes cambios, que pueden llevar a que más empresas se suban al concepto de factura digital.
En primer lugar, se agrega el concepto de proveedor tecnológico, el cual es la persona natural o jurídica que presta el servicio de facturación electrónica. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan los servicios de factura electrónica, previa solicitud, serán autorizados por la Dian por períodos de cinco años.
Quien quiera ser un proveedor tecnológico debe contar con la certificación ISO 27001, que versa sobre sistemas gestión de la seguridad la información. Si no cuenta con esta, deberá comprometerse a obtenerla máximo dos años después de ser autorizado.
Quienes facturan electrónicamente, quienes quieran recibir su factura de ese modo y los proveedores tecnológicos deben estar registrados en el catálogo de participantes de factura electrónica: un registro con información empresarial y técnica de las empresas que implementen la factura electrónica.
La factura debe expedirse en formato XML estándar, debe tener firmas digitales que ayuden a garantizar la integridad de la información y cumplir con los requisitos que se establecen en el Estatuto Tributario. Por su parte, la Dian deberá, a más tardar en año 2017, disponer de manera gratuita para sus usuarios los servicios informáticos electrónicos correspondientes, con el fin de facilitar la expedición la factura electrónica.
Simplificar la facturación
La nueva reglamentación de factura electrónica es un cambio importante para que las empresas empiecen a reemplazar el papel por medios electrónicos. El paso no se ha dado, sin lugar a dudas, por temas totalmente culturales.
El asunto no se trata solamente de usar infraestructura tecnológica o servicios en la nube. El verdadero cambio consiste en buscar procesos simples para la facturación digital, que de verdad optimicen los recursos de las empresas.
La clave del proceso de facturación son los proveedores tecnológicos, los cuales deberán desarrollar soluciones tecnológicas fáciles de implementar, y que cumplan con los estándares de seguridad de la información. Muchas empresas de tecnología ya vienen adelantando sistemas de información para facturación electrónica, y están haciendo todas las pruebas para cumplir con la nueva reglamentación.
SI EL CAMBIO NO SE HA HECHO, HA SIDO POR TEMAS CULTURALES
Así mismo, la Dian deberá hacer entender a los empresarios por medio de procesos de formación y cultura que ya pasaron los años donde el papel aguantaba todo.
Esperemos que con el nuevo marco normativo despegue la facturación electrónica la cual contribuye a los procesos de la Dian, como a la labor de hacer los procesos de las empresas eficientes y seguros.
Escrito para la Revista Enter.co por Germán Realpe, Ceo Cloud Seguro.
Imagen: Mangsaab (vía Shutterstock)
